Steuerung und PortfolioLesezeit 3 Minuten

Auftragsklärung: was vor der Anforderungsliste kommt

In vielen Vorhaben beginnt die Arbeit mit einer Anforderungsliste. Das ist ein Schritt zu früh: Was dort steht, ist die Lösung, die sich jemand vorgestellt hat.

Ein Fachbereich kommt mit einer Liste. Sie ist sorgfältig gemacht, nach Prioritäten sortiert, teilweise mit Bildschirmentwürfen. Die IT nimmt sie, schätzt, plant und baut. Nach eineinhalb Jahren ist alles umgesetzt, und das Ergebnis löst das Problem nicht.

Das ist kein Kommunikationsproblem. Es ist die Folge davon, dass niemand die Frage aufgeschrieben hat, zu der diese Liste die Antwort war.

Ein Beratungsmandat bei einem Energieversorger bestand genau aus diesem fehlenden Schritt. Zu einer neuen gesetzlichen Vorgabe waren die Handlungsfelder für die IT zu bestimmen und Empfehlungen für die Umsetzung zu geben – bevor irgendjemand eine Anforderung formuliert hatte. Das klingt nach Verzögerung und ist das Gegenteil: Es verhindert, dass anderthalb Jahre in die falsche Richtung gearbeitet wird.

Was eine Anforderungsliste verbirgt

Jede Anforderung enthält eine Lösungsentscheidung, die jemand getroffen hat, bevor die IT beteiligt war. „Wir brauchen eine Exportfunktion nach Excel“ ist keine Anforderung, sondern eine Lösung. Die Anforderung dahinter könnte lauten: „Die Abteilungsleitung muss monatlich einen Überblick über offene Vorgänge haben.“ Für diese Anforderung ist ein Excel-Export eine mögliche Antwort, und selten die beste.

Je weiter jemand die Lösung vorgedacht hat, desto weniger erfährt die IT über den Zweck. Und der Zweck ist das Einzige, womit sich im Zweifel entscheiden lässt.

Vier Fragen, die vorher zu stellen sind

Was macht jemand heute, und was daran ist das Problem? Nicht in Form eines Prozessdiagramms, sondern als Beschreibung eines konkreten Vorgangs: Wer macht was, wie lange dauert es, wo entstehen Fehler, was ärgert die Beteiligten. Eine Stunde mit zwei Sachbearbeitern bringt hier mehr als drei Workshops mit Führungskräften.

Was soll danach anders sein, aus Sicht derer, die damit arbeiten? Diese Frage trennt echte Verbesserungen von Umbauten, die nur die Zuständigkeit verschieben.

Was geschieht, wenn wir nichts tun? Die Antwort begründet den Aufwand oder beendet die Diskussion. Beides ist nützlich.

Welche Lösungsentscheidungen hat die Liste schon getroffen, und sind sie gesetzt? Manche sind es – weil ein Werkzeug vorhanden ist, weil eine Vorgabe existiert. Andere sind nur eine Vorstellung und lassen sich günstiger ersetzen, wenn man sie als solche erkennt.

Die Beteiligten, die regelmäßig fehlen

Bei der Auftragsklärung sitzen fast immer die Führungskräfte der Fachbereiche am Tisch. Drei Gruppen fehlen und müssten dabei sein:

• Die Personen, die den Vorgang täglich ausführen. Sie kennen die Ausnahmen, und die Ausnahmen bestimmen den Aufwand.
• Der Betrieb. Was später betrieben werden muss, beeinflusst, was sinnvoll gebaut werden kann.
• Diejenigen, die später auswerten müssen. Berichtsanforderungen tauchen regelmäßig erst am Ende auf und erzwingen dann Änderungen an der Datenhaltung – der teuerste Zeitpunkt.

Was am Ende dastehen sollte

Keine vollständige Spezifikation. Die Auftragsklärung ist fertig, wenn vier Dinge aufgeschrieben sind: das Problem in zwei Absätzen, der Zielzustand als prüfbare Aussage, die Abgrenzung, und die Liste der Annahmen und offenen Fragen samt der Angabe, wer sie beantwortet.

Das sind drei bis fünf Seiten und zwei bis drei Wochen Arbeit. Verglichen mit dem, was eine falsch verstandene Aufgabe über eineinhalb Jahre kostet, ist das die günstigste Phase eines Vorhabens – und die einzige, in der man noch ohne Verlust umsteuern kann.

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