Steuerung und PortfolioLesezeit 3 Minuten

Phasen: der Schnitt ist wichtiger als das Modell

Phasenmodelle werden gern diskutiert und selten genutzt. Ihr einziger praktischer Wert liegt in den Punkten dazwischen, und die sind in den meisten Vorhaben keine.

Jedes Vorgehensmodell bringt eine Phaseneinteilung mit, und über ihre Anzahl und Benennung wird in Häusern ausführlich gesprochen. Diese Diskussion ist müßig. Ob ein Vorhaben vier oder sieben Phasen hat, verändert nichts an seinem Verlauf.

Was etwas verändert, sind die Punkte zwischen den Phasen – und zwar nur dann, wenn an ihnen wirklich entschieden wird.

Warum die Aufteilung überhaupt etwas bringt

Ein Vorhaben in Abschnitte zu teilen hat genau drei Zwecke:

• Die Unsicherheit sinkt stufenweise. Am Anfang ist der Aufwand nur grob schätzbar. Nach der Klärung ist er besser schätzbar, nach dem Entwurf noch besser. Phasen sind die Punkte, an denen diese verbesserte Schätzung in die Planung zurückfließt.
• Das Budget wird in Stufen freigegeben. Nicht alles zu Beginn, sondern je Abschnitt. Damit bleibt eine Entscheidung möglich, solange noch nicht alles gebunden ist.
• Es entstehen Zeitpunkte, an denen man aufhören kann. Der eigentliche Wert, und der, der in der Praxis fehlt.

Woran man einen echten Entscheidungspunkt erkennt

Drei Eigenschaften, und alle drei müssen vorliegen:

Es liegt etwas vor, das man beurteilen kann. Ein Ergebnis, nicht ein Statusbericht. Eine Entscheidungsvorlage, ein Prototyp, eine belastbare Schätzung, ein Nachweis der technischen Machbarkeit.

Es gibt vorher verabredete Kriterien. Was muss vorliegen, damit die nächste Phase freigegeben wird? Werden diese Kriterien erst im Termin selbst formuliert, orientieren sie sich an dem, was da ist.

Nein ist eine mögliche Antwort. Das ist der entscheidende Punkt. Wenn die Fortsetzung in jedem Fall erfolgt, weil das Budget bewilligt und die Erwartung gesetzt ist, dann ist dieser Termin eine Statusveranstaltung mit anderem Namen.

Was das praktisch bedeutet

Es bedeutet, dass die Zahl der Phasen gleichgültig ist, solange es mindestens zwei Punkte gibt, an denen ein Nein möglich ist – und dass der erste früh liegen muss. Ein Programm über drei Jahre mit dem ersten echten Entscheidungspunkt in Monat achtzehn hat keinen Entscheidungspunkt: Zu diesem Zeitpunkt ist so viel investiert, dass niemand aufhört.

Deshalb gehört der erste dieser Punkte ans Ende der Klärung, nach wenigen Wochen, verbunden mit einer Frage, die in dieser Form unangenehm ist: Würden wir dieses Vorhaben mit dem heutigen Wissen noch einmal starten?

Wenn die Antwort ja ist, hat man eine bestätigte Entscheidung, keine fortgeschriebene. Wenn sie nein ist, hat man einige Millionen gespart. Beide Ergebnisse sind wertvoll, und beide sind nur zu haben, wenn die Frage gestellt wird, solange sie noch ohne Gesichtsverlust zu beantworten ist.

Der häufigste Fehler beim Schnitt

Phasen werden meist nach Tätigkeiten geschnitten: erst alles analysieren, dann alles entwerfen, dann alles bauen. Das verschiebt den gesamten Erkenntnisgewinn nach hinten. Am Ende der Analysephase weiß man viel über das Vorhaben und noch nichts darüber, ob es technisch so funktioniert, wie man denkt.

Besser ist ein Schnitt, der in jeder Phase einen Teil vollständig durchzieht – auch wenn er klein ist. Dann steht am ersten Entscheidungspunkt nicht ein Dokument, sondern ein Nachweis. Darüber lässt sich entscheiden.

← Alle Beiträge