Steuerung und PortfolioLesezeit 4 Minuten

Der Abschluss, den niemand macht

Wenn ein Vorhaben produktiv ist, sind die Beteiligten längst im nächsten. Der formale Abschluss fällt aus – und mit ihm vier Dinge, die danach nicht mehr herzustellen sind.

Der Ablauf ist in den meisten Häusern derselbe. Das System ist produktiv, die größten Störungen sind behoben, die Beteiligten sind bereits im nächsten Vorhaben eingeplant. Ein Abschlussbericht wird angekündigt, teilweise begonnen, und dann kommt etwas Dringenderes.

Das Vorhaben endet also, ohne beendet worden zu sein. Vier Dinge gehen dabei verloren.

1. Die Restpunkte verlieren ihren Besitzer

Jedes Vorhaben geht mit einer Liste offener Punkte in Produktion: nicht umgesetzte Anforderungen, bekannte Fehler, aufgeschobene Aufräumarbeiten, Behelfslösungen. Solange das Vorhaben läuft, gehören sie ihm.

Ohne Abschluss gehören sie danach niemandem. Sie wandern in den Betrieb, wo sie als Tickets ohne Zusammenhang auftauchen, oder sie bleiben in einer Datei liegen, die niemand mehr öffnet. Die Behelfslösung, die für sechs Monate gedacht war, ist dann in fünf Jahren noch da – und das ist der Posten, der ein Haus über Jahre Geld kostet.

Ein Abschluss, der diesen Punkt erledigt, braucht eine halbe Stunde: Jeder offene Punkt bekommt einen Namen, ein Datum und eine Entscheidung – wird gemacht, wird nicht gemacht, wird mit dem nächsten Vorhaben gemacht. „Wird nicht gemacht“ ist dabei ein zulässiges und unterschätztes Ergebnis.

2. Der Betrieb übernimmt etwas, das er nicht kennt

Eine Betriebsübergabe ist kein Dokument, sondern eine Verabredung: Was wird überwacht, wer wird bei welchem Fehlerbild gerufen, was ist der Rückfallweg, welche Abhängigkeiten gibt es, welche Wartungsarbeiten fallen regelmäßig an.

Fällt sie aus, wird sie im ersten Störfall ersetzt – durch eine Suche nach Personen, die das Vorhaben kannten und jetzt woanders arbeiten. Diese Suche ist der sichtbare Preis eines fehlenden Abschlusses.

Zwei meiner Transitionsprogramme sind ohne Produktionsprobleme und ohne Serviceunterbrechung durchgelaufen, eines davon mit der kompletten Systemlandschaft eines Unternehmens. Das lag nicht an einem besonders guten Plan. Es lag daran, dass die Übergabe an den Betrieb von Anfang an zum Auftrag gehörte und nicht an sein Ende gehängt wurde.

3. Niemand prüft, ob der Nutzen eingetreten ist

Jedes Vorhaben wurde mit einer Begründung genehmigt: Einsparung, kürzere Durchlaufzeiten, neue Fähigkeit. Nach dem Go-live sieht niemand nach, ob es so gekommen ist.

Das hat eine unangenehme Konsequenz für künftige Entscheidungen. Ein Haus, das nie nachprüft, lernt nichts über die Qualität seiner eigenen Nutzenrechnungen. Die nächste Vorlage wird also genauso optimistisch sein wie die letzte, und niemand kann sagen, ob das berechtigt ist.

Die Prüfung muss nicht aufwendig sein. Sechs bis zwölf Monate nach dem Go-live eine Seite: Was war versprochen, was ist eingetreten, was erklärt die Differenz. Wer diese Seite dreimal geschrieben hat, schätzt beim vierten Vorhaben anders.

4. Die Erfahrung bleibt bei Einzelnen

Lessons Learned haben einen schlechten Ruf, und zwar verdient. Ein Workshop mit Zurufen, ein Protokoll, eine Ablage. Niemand liest es, weil es keinen Adressaten hat.

Brauchbar wird es mit einer kleinen Änderung: Jede Erkenntnis bekommt einen Adressaten und eine Form, in der sie wirkt. Nicht „Kapazitätszusagen waren unzuverlässig“, sondern: „Die Projektvorlage wird um ein Feld ergänzt, in dem die verdrängte Linienaufgabe benannt wird – verantwortlich ist das Projektportfolio-Büro.“

Drei solche Sätze sind mehr wert als zwanzig Beobachtungen ohne Konsequenz. Und sie sind der einzige Weg, auf dem Erfahrung aus einem Vorhaben in das nächste gelangt, ohne an die Personen gebunden zu sein, die dabei waren.

Der Aufwand

Zusammen sind das zwei Tage, verteilt über einige Wochen. Der Grund, warum sie trotzdem ausfallen, ist nicht der Aufwand, sondern der Zeitpunkt: Sie fallen an, wenn das Vorhaben politisch beendet ist und alle Beteiligten anderswo gebraucht werden.

Deshalb ist das Einzige, was hier wirklich hilft, eine Festlegung zu Beginn: Der Abschluss gehört zum Auftrag, mit Aufwand im Plan und einem Datum. Nachträglich lässt er sich nicht mehr durchsetzen.

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