Projekte in SchieflageLesezeit 4 Minuten

Teams, die nicht liefern können

Wenn ein Vorhaben nicht liefert, wird zuerst auf den Plan und dann auf die Methode gesehen. Nach der Besetzung fragt selten jemand, obwohl sie fast immer früher festgelegt wurde als alles andere.

Die Besetzung eines Programms entsteht in den meisten Häusern aus Verfügbarkeit. Wer gerade frei ist, wird eingeplant; wer unverzichtbar ist, bleibt im Regelbetrieb. Das ist nachvollziehbar und erzeugt verlässlich Teams, die ihre Aufgabe nicht erfüllen können. Sieben Muster sehe ich regelmäßig.

Sieben Besetzungsfehler

1. Verfügbarkeit statt Eignung

Die Auswahl richtet sich danach, wer Kapazität hat. Das ist nicht grundsätzlich falsch, wird aber zum Problem, wenn niemand gegenprüft, welche Fähigkeiten das Vorhaben tatsächlich verlangt. Spätestens bei der ersten Architekturentscheidung fällt auf, dass sie im Team niemand treffen kann.

2. Niemand kennt das Altsystem

Bei einer Ablösung ist das Wissen über das abzulösende System der kritische Rohstoff – nicht die Technologie des neuen. Es liegt bei wenigen Personen, oft nicht dokumentiert, manchmal kurz vor dem Ruhestand.

Ich habe zweimal eine über viele Jahre gewachsene Notes-Landschaft abgelöst, einmal auf Exchange und einmal auf Microsoft 365 für rund 1.400 Mitarbeitende. In beiden Fällen lag der Aufwand nicht in der neuen Plattform. Er lag in den Anwendungen, Datenbanken und Gewohnheiten, die über zwei Jahrzehnte um die alte herum entstanden waren – und das wusste eine Handvoll Leute. Wer diese Personen nicht fest einplant, kauft sich den Aufwand später doppelt zurück.

3. Zu viele Teilzeitköpfe

Zehn Personen mit zwanzig Prozent sind nicht zwei Vollzeitkräfte. Sie sind zehn Personen, die jede Sitzung nachholen, jeden Kontext neu aufbauen und bei jeder Kollision zuerst ihre Linienaufgabe bedienen. Der Verlust liegt nicht im Rechenfehler, sondern im Umschalten.

4. Keine Entscheidungsbefugnis im Team

Ein Team, das fachliche Festlegungen nur vorschlagen darf, arbeitet im Takt seines Gremiums. Jede Woche Wartezeit ist eine Woche, die niemand im Plan sieht, weil in der Zwischenzeit an etwas anderem gearbeitet wird.

5. Der Kern ist extern

Externe Unterstützung ist in großen Vorhaben normal und sinnvoll – ich arbeite selbst so und schreibe das hier als jemand, der regelmäßig diese Rolle einnimmt. Wenn allerdings die tragenden Rollen durchgehend extern besetzt sind, verlässt das Wissen über das Vorhaben am Ende das Haus. Das ist eine bewusste Entscheidung wert, keine, die sich aus dem Beschaffungsweg ergibt. Meine eigene Aufgabe sehe ich darin, mich überflüssig zu machen, nicht darin, unentbehrlich zu werden.

6. Der Betrieb fehlt

Wer das System später betreiben soll, ist nicht beteiligt. Die Folge sind Entwurfsentscheidungen, die im Betrieb nicht tragen, und eine Übergabe, die zum Verhandlungstermin wird. Eine Person aus dem Betrieb mit zehn Prozent von Anfang an ist die billigste Versicherung, die ein Programm kaufen kann.

7. Die Projektleitung hat keinen Rückhalt

Sie ist verantwortlich, aber nicht befugt: kann Umfang nicht streichen, Ressourcen nicht einfordern, Termine nicht verschieben. Diese Rolle kann man nicht gut ausfüllen, nur unterschiedlich lange durchhalten.

Der Abgleich, der sich lohnt

Nehmen Sie die Besetzungsliste und stellen Sie zu jeder Person zwei Fragen: Wer hat diese Zusage gegeben, und welche andere Aufgabe steht dafür zurück? Die zweite Frage bleibt regelmäßig unbeantwortet. Dort liegt die eigentliche Lücke im Plan – nicht in der Schätzung.

Wo die Lücke echt ist, hilft am Ende nur Einstellen oder Einkaufen. In einem Entwicklungsbereich, dessen Lieferfähigkeit unter Ressourcenengpässen litt, haben wir innerhalb eines Jahres dreizehn neue Mitarbeitende gewonnen – in einem Markt, in dem das alles andere als leicht war. Das war teuer und langsam, und es war die einzige Maßnahme, die tatsächlich gewirkt hat.

Der Grund, warum sich das lohnt: Von allen Entscheidungen in einem Programm ist die Besetzung die am schwersten rückholbare. Einen Termin kann man verschieben, einen Umfang schneiden, eine Architektur anpassen. Ein Team, das ein halbes Jahr in der falschen Zusammensetzung gearbeitet hat, bekommt diese Zeit nicht zurück.

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