Projekte in SchieflageLesezeit 4 Minuten

Die vier Störungen, die jedes große Vorhaben trifft

Vier Störungen treten in großen Vorhaben immer wieder auf. Sie sind kaum vermeidbar und kein Zeichen schlechter Arbeit. Gefährlich werden sie erst durch die Reaktion, die in den meisten Häusern üblich ist.

Nach genügend Programmen fällt auf, wie wenig Variation es gibt. Die konkreten Umstände sind jedes Mal andere, die Störungen sind dieselben vier. Was sie unterscheidet, ist nicht ihr Auftreten, sondern wie ein Haus damit umgeht.

Erste Störung: Der Umfang wächst

Woran Sie es merken: Die Liste der Anforderungen ist länger als vor drei Monaten, der Termin ist derselbe. Es gibt keinen einzelnen großen Zuwachs, sondern viele kleine Ergänzungen, jede davon vernünftig begründet.

Was üblich ist: Die Zusätze werden aufgenommen, weil jede einzelne Ablehnung mehr Konflikt kostet als die Zusage. Der Plan bleibt unverändert, die Reserve wird stillschweigend aufgebraucht.

Was hilft: Jede Aufnahme bekommt einen Preis, der im selben Dokument steht – in Tagen oder als Benennung dessen, was dafür hinausfällt. Nicht als Bürokratie, sondern damit die Entscheidung bei dem liegt, der sie zu tragen hat. Wer Umfang bestellt, ohne den Preis zu sehen, bestellt immer mehr.

Zweite Störung: Die Leute fehlen

Woran Sie es merken: Die Besetzung steht auf dem Papier, aber die Schlüsselpersonen sind in drei Vorhaben gleichzeitig eingeplant. Zusagen werden kurzfristig zurückgezogen, meist für den Regelbetrieb.

Was üblich ist: Die Lücke wird durch Mehrarbeit der Verbleibenden geschlossen und erscheint damit in keinem Bericht. Sie wird sichtbar, wenn jemand ausfällt.

Was hilft: Verfügbarkeit in Prozent einer Arbeitswoche zusagen lassen, von der Führungskraft, die darüber verfügt, und sichtbar machen, welche andere Aufgabe dafür zurücksteht. Eine Zusage, die keine andere Aufgabe verdrängt, ist keine Zusage.

Ich führe derzeit mehrere Vorhaben parallel in einem Industriekonzern, in dem die Ressourcenlage über die gesamte Laufzeit angespannt ist. Was dort trägt, ist nicht mehr Kapazität, sondern die ausgesprochene Reihenfolge: Welches Vorhaben bekommt diese Person zuerst, und was wartet dafür. Diese Frage einmal im Monat offen zu entscheiden, ist unbequemer und wirksamer als jede Auslastungstabelle.

Dritte Störung: Entscheidungen bleiben liegen

Woran Sie es merken: Das Team arbeitet auf Annahmen weiter. In den Protokollen stehen Themen, die vor zwei Monaten schon dort standen.

Was üblich ist: Die offene Entscheidung wird zur Dauerposition in der Vorlage. Niemand nimmt sie heraus, niemand trifft sie. Wenn sie schließlich fällt, ist ein Teil der Arbeit umzubauen.

Was hilft: Für jede offene Entscheidung einen Namen und ein Datum. Kein Gremium, eine Person. Und, als Vorschlag, ein vereinbarter Automatismus: Wird bis zum Datum nicht entschieden, gilt die Annahme des Teams als beschlossen. Das ist ein harter Mechanismus, und er lässt sich nicht überall durchsetzen. Wo er vereinbart wird, verlagert er die Kosten des Nichtentscheidens dorthin, wo sie entstehen.

Vierte Störung: Qualität wird verschoben

Woran Sie es merken: Tests, Dokumentation, Betriebsvorbereitung und technische Aufräumarbeiten wandern nach hinten. Der Termin bleibt, der Puffer vor dem Go-live schrumpft.

Was üblich ist: Es entsteht eine Liste, die nach dem Go-live abgearbeitet werden soll. Sie wird nie abgearbeitet, weil nach dem Go-live das nächste Vorhaben beginnt. Die Verschiebung ist damit keine Verschiebung, sondern eine Entscheidung gegen diese Arbeit.

Was hilft: Diese Posten nicht als Aufgaben am Ende führen, sondern als Bedingung für die Freigabe. Was nicht freigabefähig ist, geht nicht in Produktion. Das ist unbequem und über die Lebensdauer eines Systems in aller Regel die günstigere Rechnung.

Das Muster hinter allen vier

In allen vier Fällen ist die Störung harmlos und die übliche Reaktion teuer. Und in allen vier Fällen besteht die Reaktion darin, einen Konflikt zu vermeiden: mit dem Fachbereich, mit einer Führungskraft, mit einem Gremium, mit dem eigenen Terminversprechen.

Deshalb gehört in einen Lenkungsausschuss keine weitere Frage nach dem Status, sondern diese: Welche dieser vier Störungen ist bei uns gerade aktiv, und wer hat die Entscheidung dazu offen? Wenn sie eine Diskussion auslöst, war sie die richtige.

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