Steuerung und PortfolioLesezeit 3 Minuten

Ziele, die prüfbar sind

Über Zielformulierung gibt es ausreichend Methodik. In der Praxis scheitert es an etwas Einfacherem: Was in Projektvorlagen als Ziel steht, ist meistens kein Ziel.

In Projektvorlagen finde ich Formulierungen wie: „Modernisierung der Kundenverwaltung“, „Erhöhung der Prozesseffizienz“, „Einführung eines neuen CRM-Systems“, „Verbesserung der Datenqualität“.

Nichts davon ist ein Ziel. Die erste ist eine Überschrift, die zweite ein Wunsch, die dritte eine Maßnahme, die vierte eine Richtung. Keine dieser Formulierungen lässt erkennen, wann das Vorhaben fertig ist oder ob es gelungen ist.

Der Test

Drei Fragen, und ein Ziel muss alle drei bestehen.

Beschreibt es einen Zustand, nicht eine Tätigkeit? „Einführung eines CRM-Systems“ ist eine Tätigkeit – sie ist erledigt, wenn das System installiert ist, auch wenn niemand damit arbeitet. „Alle Vertriebsvorgänge werden im neuen System geführt, die Altanwendung ist abgeschaltet“ ist ein Zustand.

Könnte ein Dritter prüfen, ob es eingetreten ist? Nicht messen im Sinne einer Kennzahl, sondern feststellen. Jemand, der nicht beteiligt war, muss nach einem Blick sagen können: ja oder nein. „Verbesserung der Datenqualität“ besteht diese Frage nicht. „Weniger als ein Prozent der Kundendatensätze ohne gültige Anschrift“ besteht sie.

Lässt sich daraus eine Entscheidung ableiten? Ein Ziel muss Konflikte entscheiden helfen. Wenn in Monat acht zwischen zwei Funktionen zu wählen ist, sollte das Ziel die Antwort enthalten. Ein Ziel, das jede Option zulässt, hilft bei keiner.

Die Verwechslung, die am häufigsten vorkommt

Maßnahme statt Ziel. „Wir führen Werkzeug X ein“ steht als Ziel in der Vorlage, obwohl es der gewählte Weg ist. Der Unterschied ist nicht akademisch: Wenn sich in Monat sechs zeigt, dass Werkzeug X den Zweck nicht erfüllt, ist das Vorhaben mit dem Ziel „Einführung von X“ gescheitert. Mit dem Ziel „Die Vertriebsvorgänge laufen in einem System, die Altanwendung ist abgeschaltet“ steht lediglich eine Entscheidung über den Weg neu an.

Deshalb gehört zu jeder Zielformulierung einmal die Frage „warum“. Wenn die Antwort einen Zustand beschreibt, war das genannte Ziel eine Maßnahme, und der Zustand ist das Ziel.

Wie viele Ziele ein Vorhaben trägt

Höchstens drei. Nicht aus Prinzip, sondern weil eine Zielhierarchie mit sieben Einträgen keine Priorität mehr enthält. Wenn alles wichtig ist, entscheidet im Konflikt derjenige, der am lautesten fragt.

Hat ein Vorhaben erkennbar mehr als drei Ziele, sind es meist mehrere Vorhaben in einem. Das ist eine brauchbare Erkenntnis: Sie führt zu einem Schnitt, der die Steuerung erst möglich macht.

Was mit Zielen passiert, die nicht mehr gelten

Ziele veralten. Ein Vorhaben über drei Jahre startet in einer Lage und liefert in einer anderen. Wenn ein Ziel nicht mehr gilt, gibt es zwei ehrliche Wege: es ändern, mit Beschluss und Datum, oder das Vorhaben beenden.

Der dritte Weg ist der verbreitete: Das alte Ziel bleibt in der Vorlage stehen, und alle arbeiten auf etwas anderes hin. Daran erkennt man ein Programm, das niemand mehr steuert – nicht an einer roten Ampel.

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